Política de proveedores

ANTECEDENTES

Almacenes El Rey es una empresa de capital costarricense con más de 24 años en el mercado. Esta compañía dedicada al retail promueve la venta de más de 35 000 artículos clasificados en 20 familias de productos. Cuenta con 18 almacenes en todo el territorio costarricense y más de 1000 colaboradores.

Almacenes El Rey tiene la certeza de que el crecimiento y el éxito que ha experimentado a lo largo de los años es resultado de la buena relación con sus socios comerciales (proveedores), la cual ha generado beneficios recíprocos.

La misión de Almacenes El Rey es ser “una compañía costarricense que piensa en las familias y trabaja con pasión, ofreciendo variedad de productos a través de una excelente experiencia de compra”. Esta misión refleja la importancia de los proveedores para promover la calidad, la innovación y el progreso de sus productos, y a la vez aumentar la variedad y el nivel de ventas dentro del marco de la sana competencia.

Para Almacenes El Rey, el buen trato y la buena relación comercial con sus proveedores es fundamental, por lo que se promueven valores de respeto, honestidad, lealtad, cooperación, buena fe y sana competencia. Tanto Almacenes El Rey como sus proveedores deben asumir el compromiso de no incurrir en conductas que puedan ser catalogadas como desleales o malas prácticas comerciales.

OBJETIVO

 

Dar a conocer los lineamientos entre Almacenes El Rey y sus proveedores con el fin de tener una sana relación comercial.
1. Negociaciones de compra: Introducción y salida de productos del catálogo comercial de Almacenes El Rey

ÉTICA

Almacenes El Rey se compromete a mantener negociaciones y comunicaciones con sus proveedores, basadas en la relación comercial existente.
No habrá intercambios de información competitiva sensible que pueda afectar a Almacenes El Rey, sus proveedores, o competidores de ambas partes.
Almacenes El Rey se abstiene de presionar o comprometer a sus proveedores con condiciones comerciales que puedan afectar los objetivos del proveedor.

 

COMPRA DE PRODUCTOS

La introducción o la salida de productos del catálogo comercial de Almacenes El Rey es una decisión libre y autónoma de la compañía, conforme a su estrategia comercial.
La introducción o salida de productos es un acto de buena fe, y responde a criterios y objetivos comerciales relacionados con la estrategia de cada categoría.
En el caso de darse la salida de uno o todos los productos de un proveedor, Almacenes El Rey se compromete a informar al proveedor anticipadamente, con el fin de no afectar su operación.
Almacenes El Rey se abstendrá de retrasar injustificadamente la introducción de un nuevo producto, cuya compra ya fue acordada entre ambas partes.
Los proveedores deberán abstenerse de realizar presiones indebidas para incorporar nuevos productos al catálogo; tampoco deberán ejercer presión sobre la salida de estos.
El costo de los artículos deberá coincidir tanto en la orden de compra brindada por Almacenes El Rey como en la factura que presenta el proveedor. Entiéndase como “costo” el precio de venta del producto del proveedor a Almacenes El Rey.
En caso de darse un cambio en los costos en los artículos, el proveedor deberá informar 15 días antes vía correo electrónico al Administrador de Categoría (ADC) o al comprador de la categoría correspondiente. Almacenes El Rey evaluará el aumento y, de no aceptarlo, tanto el proveedor como Almacenes El Rey pueden llegar a la decisión de no comercializar más el producto hasta no lograr un nuevo acuerdo.

FIJACIÓN DE PRECIOS

Almacenes El Rey fijará sus precios de manera libre y autónoma. La compañía no recibirá información sobre precios o estrategias de sus competidores. Almacenes El Rey tendrá potestad para colocar un precio de venta conveniente a la salida de un producto, en caso de no haber llegado a un acuerdo de cambio o liquidación con el proveedor.
2. Promociones comerciales y exhibiciones de productos en los almacenes

 

EXHIBICIONES DE PRODUCTO

Almacenes El Rey tiene la libertad y la autonomía de ubicar y exhibir los productos en góndola según la estrategia comercial de la compañía.
En caso de que el proveedor quiera promover la exhibición o venta de sus productos en un mueble diferenciado, deberá realizar la negociación respectiva con el Departamento de Trademarketing.
El uso de materiales POP en los almacenes deberá ser revisado y autorizado previamente con el Departamento de Trademarketing.
Para las categorías en las que existe el apoyo de promotores o displays, estos deberán cumplir con las normas establecidas por el Departamento de Trademarketing. Almacenes El Rey respetará la activación de promociones negociadas con proveedores en términos de producto, duración y descuento.

 

PROMOCIONES COMERCIALES

 

Toda promoción deberá darse en una libre negociación y con buena fe entre ambas partes.
Almacenes El Rey respetará la activación de promociones negociadas con proveedores en términos de producto, duración y descuento.
Todo material promocional, POP, videos, artes digitales e influencers deberán ser revisados y autorizados por el Departamento de Mercadeo antes de generar una campaña a nivel comercial que involucre el nombre de Almacenes El Rey.
Almacenes El Rey no presionará a los proveedores con el fin de tener eventos o promociones que no cumplan los objetivos comerciales de ambas partes. Asimismo, Almacenes El Rey espera que sus proveedores se abstengan de ejercer presiones indebidas para obtener promociones o dinámicas comerciales de tal naturaleza.
Todo evento o activación promocional en los almacenes deberá ser revisado y aprobado previamente con el Departamento de Mercadeo.
Los proveedores que deseen realizar un evento o activación promocional en los almacenes deberán cumplir con la normativa impuesta por el Departamento de Mercadeo.
Almacenes El Rey se compromete a no ofrecer promociones de productos similares en la misma categoría que puedan afectar la venta y la competitividad comercial de los proveedores, exceptuando las aperturas y temporadas. En dichos casos, la compañía no se hace responsable de tener promociones similares.
Almacenes El Rey espera de sus proveedores el cumplimiento de exclusividad en productos y promociones negociados bajo este término.
3. Negociaciones de pago, descuentos y notas de crédito

PLANTILLA DE INSCRIPCIÓN

El proveedor deberá llenar una plantilla de inscripción, en la cual se establecerá el tiempo de crédito que brinda a la compañía. Dicha plantilla deberá contener adjuntos los documentos solicitados por Almacenes El Rey.
La cuenta bancaria indicada en los datos del proveedor deberá pertenecer a la razón social o la persona física indicada en la plantilla.
En caso de actualizar los datos en la plantilla, el proveedor deberá informarlo a [email protected].
El proveedor deberá asegurarse de que el correo asignado en la plantilla es un correo corporativo y de permanencia continua, ya que Almacenes El Rey enviará notificaciones de pago a ese medio.

PAGOS

Los proveedores se comprometen a no ejercer presión o influir para obtener el pago antes de lo pactado.
Almacenes El Rey les informa a sus proveedores que todo primer pago se realiza por medio de cheque y se comunica directamente con ellos para indicarles la fecha de entrega.
Los pagos aplicados por Almacenes El Rey quedan sujetos a la autorización de la Dirección General.
En caso de nuevas aperturas, las compras para el abastecimiento quedan sujetas a pago posterior a la apertura.
Los pagos aplicados a proveedores con cuentas del Banco de Costa Rica se reflejarán en tiempo real. Los pagos aplicados a proveedores con cuentas de otras entidades se reflejarán en 24 horas hábiles.
Por fechas de festividad, Almacenes El Rey puede cambiar las fechas de pago. En estos casos, la compañía se compromete a comunicar a sus proveedores la nueva fecha de aplicación.

FACTURACIÓN

Todo proveedor inscrito en el catálogo de Almacenes El Rey deberá generar factura electrónica.
El proveedor se compromete a enviar al correo electrónico [email protected] los tres documentos (PDF, XML, XML Hacienda). Almacenes El Rey no se hace responsable por atraso en los pagos si algún documento está pendiente de envío.

DESCUENTOS

Todo descuento de compra deberá reflejarse tanto en la orden de compra como en la factura.
El colaborador de Almacenes El Rey negociará con el proveedor el descuento por pronto pago y este quedará registrado a nivel contable, con el Departamento de Cuentas por Pagar.
Se les informa a los proveedores inscritos en pronto pago que, en caso de haber una falta de documentación o atrasos en las notas de crédito, Almacenes El Rey no cancelará las facturas en el tiempo pactado; sin embargo, mantendrá el descuento acordado.
En un caso espontáneo de negociación de pronto pago, se deberá indicar en la factura. De no indicarse, Almacenes El Rey no se hace responsable del atraso generado en prontos pagos.

NOTAS DE CRÉDITO

Para efectos de la compañía, existen varias razones por las cuales se realizan notas de crédito. A continuación, se detallan las cinco más comunes:

• Nota de crédito por error en facturación: Cuando las unidades del producto no coinciden en la orden de compra emitida por Almacenes El Rey y en la factura presentada por el proveedor.
• Nota de crédito por producto no entregado: Cuando el proveedor factura un producto que no podrá entregar, ya que no cuenta con el inventario necesario para la entrega.
• Nota de crédito por devolución de producto: Cuando el proveedor retira el producto dañado o vencido del punto de venta o del centro de distribución, y el encargado de recepción de mercadería realiza la salida de los productos y emite la requisición de salida. En estos casos, el proveedor genera la nota de crédito y la envía al correo [email protected] (Cuentas por Pagar) para su debido registro.
• Nota de crédito por productos a consignación: En caso de que Almacenes El Rey y el proveedor lleguen a un acuerdo de devolución de producto o consignación, la factura de venta será retenida para pago hasta el tiempo pactado entre ambas partes.
• Notas de crédito por descuento o promoción: En estos casos, el comprador define la promoción, descuento y fechas en conjunto con el proveedor. Finalizada la oferta se analizan las ventas en las fechas correspondientes y se envía la información al proveedor. Compras o Mercadeo verifica el monto en conjunto con el proveedor para generar la nota de crédito y enviarla al Departamento de Cuentas por Pagar ([email protected]).
Toda nota de crédito regular deberá enviarse a [email protected].

RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

La recepción de mercadería en Almacenes El Rey se rige por medio de citas. Los proveedores se comprometen a solicitar y respetar la fecha y hora asignadas para entrega en puntos de venta y centros de distribución.
La orden de compra deberá ser respetada en cantidades y costos. En caso de que la entrega del proveedor no coincida con la orden de compra emitida por Almacenes El Rey, se rechazará la recepción de la entrega.
Los días de recepción de mercadería son de lunes a viernes. El horario puede variar de acuerdo con la temporada. Se habilitarán sábados o días festivos según la demanda, y ello será informado previamente.
El proveedor se compromete a ordenar y embalar la mercadería por entregar según el centro emitido en la orden de compra.
La mercadería que entreguen los proveedores deberá estar identificada e indicar el punto de venta de Almacenes El Rey al que le corresponde.
Almacenes El Rey no recibirá mercadería que no esté apta para la venta o no se encuentre registrada previamente en el catálogo de productos.
En cada entrega, el proveedor deberá presentar tres documentos: orden de compra impresa y completa, factura comercial electrónica (dos copias) y lista de empaque (opcional).
No presentar los documentos completos en el momento de la entrega será motivo de rechazo y se requerirá que la cita sea reprogramada.
Para cancelar una cita de recepción de mercadería se deberá avisar con un mínimo de 24 horas de anticipación a la dirección electrónica [email protected].
Almacenes El Rey puede hacer una revisión previa y aleatoria de los documentos de los proveedores antes de la recepción, con el fin de garantizar que todo se encuentra en el orden solicitado.
Los proveedores deberán respetar y empacar los productos para entrega, según la unidad de empaque en la orden de compra.

 

PROCESO DE SOLICITUD DE CITAS

Puntos de venta

• Las citas para entregar directamente en puntos de venta se solicitan llamando al 2442 5656, extensión 101.
• Se deberá indicar la cantidad de órdenes de compra por entregar y los almacenes a los que desea solicitar cita, así como brindar una dirección electrónica, teléfono y contacto de la empresa.
• El proveedor recibirá un correo electrónico con la confirmación de la cita, el almacén, el día y la hora de entrega.
• La solicitud de entrega en almacenes deberá realizarse al menos un día antes y estará sujeta a disponibilidad.

Centros de distribución

• La cita deberá solicitarse a la dirección electrónica [email protected].
• El correo de solicitud deberá contener los siguientes datos:
 Cantidad de órdenes de compra por entregar.
 Órdenes de compra adjuntas en formato PDF.
 Cantidad de pallets o bultos.
 Fecha de entrega que se especifica en la orden de compra.
 En caso de solicitar una fecha de entrega posterior, se deberá especificar tanto la fecha original que aparece en la orden de compra como la fecha y hora de entrega propuestas.
• El conductor deberá traer ayudante para descargar las entregas de más de 5 pallets.
• El conductor deberá reportarse a la hora asignada y esperar su turno afuera. Su ingreso será notificado por el personal de seguridad.
• En caso de recibir más órdenes de compra, el proveedor deberá reenviar el mismo correo de la cita reportando y adjuntando las nuevas órdenes, con mínimo un día de anticipación a la cita.
• El único medio para solicitar citas es el correo electrónico. No se atenderán citas por medio de WhatsApp.

Normas de entrega

• No se recibirán proveedores sin cita.
• Los proveedores con cita fija se comprometen a respetar el día pactado. Almacenes El Rey no está en obligación de recibirles en un día diferente al acordado. En caso de no poder asistir el día correspondiente, el proveedor deberá repetir el proceso de solicitud de cita.
• El proveedor deberá estacionar el vehículo en posición de salida.
• Se prohíbe fumar.
• Se prohíbe consumir bebidas alcohólicas.
• No ingresar animales.
• No ingresar menores de edad.
• No ingresar cámaras fotográficas ni de video.
• No ingresar en pantaloneta, camiseta sin mangas ni sandalias.
• Se deberá cumplir con el lavado de manos y acatar todas las medidas sanitarias.

5. CONFIDENCIALIDAD

Almacenes El Rey se compromete a mantener bajo confidencialidad toda información competitiva sensible que reciba de sus proveedores. De igual forma, espera de sus proveedores confidencialidad en relación con la información que puedan recibir de Almacenes El Rey.
Se entiende como información competitiva sensible aquella información estratégica que pueda influir en las decisiones o el comportamiento del mercado, incluyendo todo lo referente a margen, costos, promociones, cantidad y volumen de compra, proyectos de inversión y desarrollo, participación de mercado, políticas de descuentos, estrategias comerciales, licitaciones, estrategias de marketing, listas de clientes, aperturas y nuevos productos, entre otros.